Внедрение CRM-системы bpm'online real estate позволит ESTATE brokerage group увеличить отрыв от конкурентов за счет оптимизации контроля бизнес-процессов
- Внедрение единой системы хранения информации;
- Повышение эффективности сотрудников за счет автоматизации ряда процессов;
- Упорядочивание, структурирование большого объема информации;
- Улучшение контролируемости бизнес-процессов.
bpm'online real estate
- Гибкая настройка бизнес-процессов в стандарте business project management (BPM);
- Гибкие возможности по выгрузке аналитики;
- Быстрый запуск системы с минимальными инвестициями;
- Интуитивно понятный интерфейс;
- Сервис в облаке.
С ростом бизнеса возникли вопросы, требующие оперативного решения: информация о клиентах и об объектах хранилась в разных местах, командная работа осуществлялась при помощи большого количества планерок и совещаний, коммерческие предложения составлялись «вручную», аналогично добавлялись объекты на сайт.
«Определяющими факторами в пользу внедрения CRM-системы стали: большой объем поступающей информации и несистемное накопление ее в различных местах, высокие временные затраты сотрудников при выполнении некоторых процессов, требующих автоматизации, например, формирование коммерческого предложения, низкая контролируемость бизнес-процессов в виду их закрытости».
Вячеслав Шин,
генеральный директор ESTATE brokerage group
В компании уже был опыт работы с неотраслевыми CRM, в результате тестирования которых появилось четкое понимание критериев выбора. В процессе подбора системы прошли испытание шесть отраслевых CRM, каждая – в течение нескольких недель. От продукта требовалось решение следующих задач: внедрение единой системы хранения информации; повышение эффективности работы сотрудников за счет автоматизации некоторых процессов; упорядочивание, структурирование большого объема информации; улучшение контролируемости бизнес-процессов. В результате выбор был остановлен на bpm'online real estate как продукте, способном решить все вышеперечисленные вопросы.
«Система интересна тем, что большое количество задач, в т.ч. нестандартных, в ней можно реализовать методами настройки, а не программирования. То есть все возникающие вопросы по работе ПО могут решаться аналитиками на местах, что является принципиально новым подходом в сфере интеграции продуктов такого класса, – отмечает Петр Гутынин, продакт-менеджер bpm'online real estate. – Проект внедрения CRM-системы в компании ESTATE brokerage group является уникальным в своем роде, поскольку продукт был интегрирован в компании силами самого клиента».
«Интеграция системы не потребовала дополнительных знаний: на том уровне, на котором мы внедрили продукт, оказалось достаточно работы с документацией и помощи со стороны службы технической поддержки, которая сработала «на отлично». Для дальнейших работ, требующих определенных знаний, например по интеграции с сайтом, привлечен специалист», – говорит генеральный директор ESTATE brokerage group.
CRM-cистему можно использовать в свободном режиме, вводя те или иные данные там, где это необходимо в текущий момент. Но при этом она имеет принципиальную архитектурную возможность организовать работу всех функций в режиме жестко заданного алгоритма – бизнес-процесса: business process management (BPM). Гибкая настройка бизнес-процессов в стандарте bpm – важное фундаментальное преимущество продукта.
Продукт является управленческой средой для сбора, анализа информации, с возможностью влияния на процессы, происходящие в компании. Если в компании есть регулярно повторяющиеся бизнес-процессы, система позволяет прописать, зафиксировать технологии по работе с ними, и при старте вводного – трейдерного – события запускается процесс, в который может быть вовлечено большое количество исполнителей из разных отделов компании. Например, центральный процесс продаж на определенном этапе будет задействовать агентов в полях, на следующем – руководителя, например, при предоставлении скидки. На каком-то этапе может запускаться механизм согласования с юристами компании, с бухгалтерией. И всё это будет происходить в одной среде, которая параллельно позволяет эти процессы изменять и более оптимально выстраивать под требования клиента.
Основные пользователи системы – это агенты и брокеры компании. На данный момент внесена и упорядочена информация об объектах, клиентах, заявках; настроена и работает печатная форма коммерческих предложений; улучшен контроль бизнес-процессов за счет инструментов «продажи», «активности».
В bpm'online real estate реализован ряд принципиальных для сферы недвижимости функций: подбор листингов, шахматка, ведение базы данных по объектам и листингам, инструменты для работы с объектами, подбор листингов по интересу, который выявляется еще в процессе первого разговора с клиентом, прикрепление листингов к продажам.
Важное конкурентное преимущество системы – гибкие возможности по выгрузке аналитики. В одном окне настраиваются все необходимые аналитические выгрузки: любые внесенные в систему данные наглядно, корректно представлены в виде графиков, отчетов, таблиц, списков, индикаторов и дэш-бордов.
«Сейчас мы ведем работу над автоматической выгрузкой листингов на сайт компании, настройкой печатных форм договоров. В перспективе – в течении ближайшего года – ожидаем увеличения количества объектов в работе на агента на 50% при сохранении процента успешных сделок», – отмечает Вячеслав Шин.
Руководство компании рассчитывает, что внедрение системы позволит увеличить отрыв от конкурентов за счет большего объема перерабатываемой информации, усовершенствованной работы с клиентами – в виду лучшей контролируемости бизнес-процессов.
Продукт поддерживает программу лояльности, позволяющую фиксировать дополнительные данные, особые даты, связанные с жизнью клиента, и при наступлении события отправляющую напоминание об этом сотруднику компании.
«Арендаторы и покупатели могут более оперативно получать информацию об интересующих объектах в виде готовых коммерческих предложений, и эта информация – качественнее, чем была до интеграции CRM. Собственники получают преимущество в виде внимания агентов – из-за прозрачности бизнес-процессов, связанных с их объектами», – считает генеральный директор ESTATE brokerage group
Согласно экспертным оценкам, компании теряют каждого десятого клиента из-за того, что сотрудник не успел ответить на телефонный звонок.
«Если звонок ни в какой системе не зафиксировался, вы не можете перезвонить клиенту и уточнить, что он хотел. Это касается любой стадии работы с заказчиком: в какой-то момент что-то забыли, где-то – не учли, пропустили и вероятность успеха резко упала. bpm'online real estate успешно решает такие проблемы», – отмечает Петр Гутынин.
По мнению Вячеслава Шин, внедрение CRM позволит упростить систему хранения информации и отказаться от некоторых старых элементов за ненадобностью, что положительно скажется на компании в целом.
«Хотелось бы видеть в качестве потребителей bpm'online real estate наших коллег и партнеров по Дальневосточной гильдии риэлторов и, вероятно, в качестве следующего шага – объединить их в одну сеть для обмена информацией, так называемую «систему партнерских продаж», – заключает Вячеслав.
Об ESTATE brokerage group
ESTATE brokerage group – команда профессиональных брокеров в сфере коммерческой недвижимости, имеющая многолетний опыт работы на рынке Дальневосточного федерального округа. Предоставление качественных услуг в сфере брокериджа, управления коммерческой недвижимостью, консалтинга требует слаженной работы сотрудников, постоянного совершенствования профессиональных навыков, выстраивания прозрачных механизмов обслуживания клиентов.